Soumission gagnée, projet perdant : comment ça arrive en construction

Tu soumissionnes un projet à 18 % de marge. Six mois plus tard, tu fermes à 11 %.

Sur un chantier de 2 M$, c'est 140 000 $ qui ont disparu.

Pourquoi une bonne soumission ne garantit pas une bonne marge de chantier

Une soumission bien montée, c'est une hypothèse.

Elle dit : si les heures se passent comme prévu, si les sous-traitants livrent aux prix signés, si les extras sont facturés au fur et à mesure, si les non-conformités restent à zéro, alors la marge tient.

Le problème, c'est que chacun de ces "si" est fragile sur un chantier réel.

Et quand ils glissent tous un peu en même temps, la marge s'effrite sans déclencher d'alarme.

Les 4 endroits où la marge fuit sur un chantier

1. Le transfert estimation-exécution qui ne se fait pas vraiment

La soumission est gagnée. L'estimateur passe au suivant et le chargé de projet arrive avec une compréhension partielle des hypothèses qui ont été posées.

Pas de kick-off structuré et pas de revue du budget avec l'équipe terrain.

Résultat : des décisions se prennent sans savoir ce qui avait été prévu. Des ajustements qui semblent raisonnables sur le chantier, mais qui n'étaient pas dans les chiffres.

2. Les extras qui restent dans le forfait

Des heures passées sur des travaux non prévus au contrat.

Une demande verbale du client, une modification en cours de route, une condition de chantier différente de ce qui était anticipé.

Tout ça génère des extras.

Mais si personne ne les documente et ne les facture au bon moment, ils finissent absorbés dans le forfait.

Ce n'est pas un oubli volontaire. C'est souvent que l'équipe terrain est concentrée sur l'exécution, pas sur la facturation. Et que le lien entre le chantier et l'administration ne se fait pas assez vite.

3. Le dépassement de MOD qu'on voit trop tard

Les heures, c'est le poste le plus difficile à contrôler en temps réel.

Un chantier éloigné qui prend plus de coordination que prévu.

Un type de projet un peu hors de la zone de confort habituelle.

Une équipe moins supervisée pendant une semaine chargée.

Individuellement, chaque dépassement est explicable. Ensemble, ils forment un écart que tu découvres à la fermeture du projet, quand il n'y a plus rien à corriger.

4. Les coûts engagés qui n'apparaissent pas dans le suivi

Les PO ne sont pas tous faits ou mis à jour.

Les sous-traitants ont livré mais les coûts ne sont pas encore dans le système.

Les locations d'équipements traînent plus longtemps que prévu.

Pendant ce temps, le suivi de chantier a l'air correct. La marge semble tenir.

Le problème, ce n'est pas que les chiffres sont faux. C'est qu'ils arrivent souvent trop tard pour corriger le tir.

Ce que ça donne concrètement

Voici un portrait que je vois souvent.

Un chantier de 2 M$. Soumissionné à 18 % de marge, soit 360 000 $.

À la fermeture, la décomposition ressemble à ceci.

-Des extras réalisés mais jamais facturés : 45 000 $.

-Un dépassement de MOD non suivi en cours de route : 60 000 $.

-Un sous-traitant dont le prix avait bougé entre la soumission et le PO : 20 000 $.

-De la coordination et de l'administration sous-estimées dans la soumission : 15 000 $.

Marge réelle : 220 000 $, soit 11 %.

140 000 $ de disparus.

Le vrai problème : on le voit toujours trop tard

La marge d'un chantier se joue pendant le projet, pas à la fin.

Mais dans beaucoup de PME, la structure en place ne permet pas de voir les écarts pendant que c'est encore corrigeable.

Le suivi est lourd à faire, alors il se fait sporadiquement ou seulement à la fermeture.

Et à la fermeture, la seule chose qu'on peut faire, c'est constater.

Ce que les entreprises qui protègent leur marge font différemment

Elles ne font pas nécessairement plus de rapports. Elles ont une structure qui leur permet de voir les bons chiffres au bon moment.

1. Un kick-off structuré avant le démarrage

Avant que le premier ouvrier arrive sur le chantier, l'estimateur et le chargé de projet se parlent.

2. Un suivi des heures par chantier, semaine par semaine

Les heures réelles sont comparées aux heures budgétées pendant que ça se passe.

3. Un processus clair pour les extras

Dès qu'un travail sort du contrat, il est identifié, documenté et soumis au client sans attendre.

4. Une lecture de la marge en cours de route

Une fois par mois, quelqu'un regarde où en est la marge réelle sur chaque projet actif.

La question à te poser

Sur tes chantiers actifs en ce moment : est-ce que tu sais où tu en es par rapport à la marge prévue dans ta soumission?

Souvent, le problème n'est pas qu'une entreprise manque de profitabilité. C'est qu'elle ne voit pas assez tôt où la marge commence à glisser.

Avant d'ajouter plus de ventes ou plus de projets, ça vaut parfois la peine de comprendre ce qui se passe déjà dans ceux en cours.

Maude Thibodeau-Rancourt, CPA auditrice Directrice financière externe, Le Résultat CPA, resultatcpa.ca